少し前にプロジェクトマネージャーを育成する記事を書きました。
コーチングの手法を取り入れながら少しづつプロジェクトマネージメントのポイントを初心者プロジェクトマネジャーの人たちに伝えることができてきました。
スケジュールを引く意味やタスク整理をする必要性など、ググればいっぱいヒットしますが自分で納得して腹落ちしてもらうことが大事です。
ただ、一つだけなかなか改善されなくて悪戦苦闘していることがあります。それは、プレゼン資料のパワポの内容がかなりイケてないことです。
イケてないってのはフォントサイズや配色センスのデザイン的な話しではなくプレゼン資料の情報、内容、コンテンツの表現がマズイんです。
ぼくがプレゼン資料作成の仕方や考え方について教えていることを紹介します。
機能の説明より相手にとっての効果・メリットを伝えるようにする！
コレがプレゼン資料を作成するためのもっとも大事なことです。
プレゼン資料を作って説明するときは相手に何かメッセージを伝えたいことがあるはずです。
ビジネスでは、
「これを買って欲しい」
「このサービスを契約して欲しい」
「この業務を変えてほしい」
「要望を満たせなかったが代替案はこれです」
など、お客様にプレゼンするために伝えたいことを色々考えて、詳細な説明文を情報を添えてパワポを作成しますよね。
こんな機能がある、このスペックはスゴイ、この仕事がムダなんだとか詳細をビッシリと。キモチを文章に起こしてメッセージとしてプレゼンすることは大事です。ダメなことではないんですが、本当にプレゼンで伝えないといけないことは相手からみたメリットを伝えることです。
例えばスマホを売りたい人は、
「国内シェアが高いスマホ」
「チップがパソコン並みに高性能なスマホ」
「2ファクタ認証でセキュリティが強固なスマホ」
スマホの機能についてプレゼンする人が多いと思います。
ITガジェット好きの人は高機能なスマホ自体が欲しんで機能を伝えることが刺さるプレゼンになりますが、年配のおばちゃんに説明する場合は、同じプレゼンで刺さるんでしょうか？
おばちゃんに説明するときは機能じゃなくて、
「文字が読みやすい大きいスマホでお子さんとのメールのやり取りも疲れません。」
「難しい機能は付いていません。メールと電話のシンプルなスマホです。」
「使い方は専門スタッフが親切に説明するので説明書を読む必要がないです。」
スマホの機能よりそのスマホを買ったときのおばちゃんから見た効果やメリットを意識してプレゼン資料を作成して伝えるほうが刺さります。
今回は分かりやすい例えなんでそんなことは当たり前じゃん！と思うかもしれませんが、ビジネスではこのミスをしている人はけっこう多いんです。そのため、効果やメリットをキチンと伝えきれていないのでプレゼンした後に
「結局、これ買うと何がいいの？」
「つまり、◯◯なメリットがあるのかな？」
「困ってた◯◯の問題が解決できるってこと？」
と、プレゼンした相手から質問されちゃうことがあります。
少し難しいと感じる人はビジネスを忘れて、奥さんや友達に何かを勧めるときをイメージしてもらうと分かりやすいんじゃないでしょうか。
奥さんや友達が困っていることを解消してあげる、解決してあげるイメージです。
とは言っても、本当に相手が困っていること、解決すべき課題を把握して、効果やメリットを説明することは容易ではないです。自分で考えても全く方向が違うことがあります。
そのため、プレゼン資料のパワポを作成する前にプレゼンで伝えたい相手のニーズを把握するコミュニケーションが大切になるってことです。
相手が本当に困っていて、解決策を話すと資料もなく受注が取れたりしますからね。
価格や売上高の数字は基準を添えるやさしさが必要
相手の問題、課題が把握できて資料を作るときに気をつけるポイントがあります。
まず、価格やユーザ数とか数字は何かと比較して説明しましょう。
よくやる鉄板ネタは他社と比較して値段が安いとアピールすることですね。
他には、売上げ額であれば過去からの売上げ額の推移も効果的です。
数字は何かと比較しないと良いも悪いも判断しづらいってことです。
他社と数字を比較すると価格で負けているとか、売上で負けているとかネガティヴなイメージを伝える場合があります。
大切なのは数字の絶対額では負けても、相手にとっての効果、メリットは優位であることです。相手の目線で効果、メリットが高いと伝えることが大切です。
提案はメニューにして複数の中からチョイスしてもらう
人間は心理学的にたくさん有りすぎる中から一つをチョイスすることは難しいそうです。1番良いのは3〜5つくらいの選択肢をプレゼンして選んでもらうことです。
もちろん、選択肢の違いは相手にとっての効果やメリットの違いがあると伝えるのがベストです。
おばちゃんにスマホのプレゼンするなら、間違ってもチップ数の違いでメニューを作ってダメですよ。おばちゃんがメールと電話しか使わないなら、チップ数の差はメリットではないですからね。
プレゼン資料に個人的な推測や予想は不用
業界の市場規模やユーザー数の予想など、調査機関が発表している予想や有識者が考える推測などは問題ないです。
致命的なのは、プレゼンする相手の課題や悩みを
「◯◯と感じました」
「◯◯と想定しました」
と確定せず言い切っていないのはダメです。
プレゼンする相手とコミュニケーションをとって、課題や悩みを言い切ってください。
プレゼン資料は切れ味よくいきましょう。相手も安心しますからね。
パワポテクニックではないオススメのプレゼン本
プレゼンに関連する書籍はたくさん出版されていますが、多くはパワポのデザイン性にやパワーポイントの使い方を解説した書籍が多い印象ですね。ぼくが大切にしている相手の目線でメリットを伝える本当のプレゼンを解説しているオススメ本を紹介します。
マイクロソフトで商品の魅力を伝えるエバンジェリストされている西脇氏の本です。
出版されたのは少し前なので中古本だと激安です。
こちらもプレゼンや仕事術など多数出版されている小室氏のプレゼン本です。
この本はムック本なので薄くて図解になっていて読みやすいです。
ぶっちゃけ、ぼくのブログ読むよりオススメ本を読んでもらったが１００倍勉強になりますね(;・∀・)
ブックオフでも売ってると思いますので、興味がある方は手に取ってみてはいかがでしょうか。
